Videos sind in der modernen Technischen Dokumentation ein verbreitetes Mittel, um Instruktionen anschaulich zu vermitteln. Videoanleitungen sind beliebt, stellen aber Redaktionen sowohl bei der Produktion als auch bei der Lokalisierung und bei der Integration in die bestehenden Dokumente vor Herausforderungen. Der Videospezialist TXTOmedia hat uns deshalb auf der Quanos Connect gezeigt, wie sich Videos und Animationen vollautomatisch in ST4 einbinden lassen.
Wenn es um Anleitungen geht, setzen viele Menschen heute auf Videos. Besonders deutlich sieht man das bei YouTube und den Gründen, warum Leute diese Plattform nutzen: 65 % der Nutzer und Nutzerinnen geben an, dass sie dort Informationen suchen, um Dinge zu reparieren. Auch das Lernen spielt bei der YouTube-Nutzung eine große Rolle: Für 57 % ist dies ein wichtiger Grund, warum sie sich für die Plattform entscheiden.
Doch auch abseits von YouTube beweisen Videos ihre Nützlichkeit. Studien zeigen, dass sich Informationen leichter merken lassen, wenn sie als Bild angeboten werden oder noch besser als Mischung aus Text und Bild. Das ist kein Wunder, denn der Mensch ist ein „Augentier“. Wir sind schon rein physiologisch darauf ausgelegt, Dinge in den Blick zu nehmen und schnell zu erfassen. Videos sind also eine Methode der Instruktion, die den Gewohnheiten der Nutzer und Nutzerinnen entgegenkommt.
In der Technischen Redaktion bedeuten Videos allerdings einigen zusätzlichen Aufwand. Der Großteil der Redaktionen arbeitet heute mit Component Content Management Systemen wie etwa SCHEMA ST4. Diese bieten durch die Verwendung von XML viele Vorteile bei der Erstellung und Verwaltungen von Texten und Grafiken: Wiederverwendung und Automatisierung sind dabei zwei der wichtigsten. CCMS lassen sich außerdem gut an Translation Memories anbinden und organisieren die verschiedenen sprachlichen Varianten übersichtlich.
Allerdings gibt es bisher nur in Ansätzen die Möglichkeit Animationen im CMS zu erstellen. Eine der ausgereiftesten ist der Callout-in-Motion von SCHEMA ST4. Allerdings stoßen auch dessen Möglichkeiten an Grenzen, wenn es um ActionVideos oder die Einbindung in PDF-Dateien geht.
Diese Lücke schließt TXTOmedia durch einen XML-basierten Videomanager. Durch das weit verbreitete Austauschformat XML ist eine enge Anbindung an Component Content Management Systeme möglich. So lassen sich aus Content Topics nicht nur PDF-Dateien erzeugen sondern diese auch mit Video, Sprachdaten oder Videoschnipseln anreichern.
Am Ende steht eine differenzierte Content-Landschaft, die Text, Bild und Video nahtlos integriert. Für die Unternehmen, aber auch für Kundinnen und Kunden bietet diese Lösung viele Vorteile. Zum einen spart sie Zeit und Geld. Die Videos sind schnell erstellt und lassen sich leicht verwalten. Alle Videos können als Sprachvarianten gemanagt werden und Text-Übersetzungen sind in die Animationen schnell integriert.
Gleichzeitig ist die Lösung bereit für den unternehmensweiten Einsatz. Sie ist skalierbar und lässt sich auch für interne Instruktionsanforderungen verwenden, z. B. für die Qualifizierung des Servicepersonals. Dadurch lassen sich Abläufe beschleunigen; Papier kann eingespart werden.
Durch die XML-gesteuerte automatische Erzeugung von Videomaterial gewinnt die Technische Redaktion ein weiteres, gut handhabbares Werkzeug, um Nutzerbedürfnissen entgegenzukommen. Mit der Anbindung an ein CCMS verliert Video den Status einer Insellösung und wird eng in die zentralen Contentprozesse des Unternehmens eingebunden. Kunden bekommen Informationen in den Formaten, die sie lieben. Unternehmen gewinnen Effizienz und sparen Kosten. Der multimedialen Anleitung steht nichts mehr im Weg.
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